El modo en el que los gerentes productivos cuidan su tiempo

Una de las fronteras productivas de cualquier ser humano es el tiempo. El arte de decidir qué hacer y qué no hacer frente a las múltiples exigencias diarias. Cinco preguntas que ayudarán a su mejor performance.


Todos tenemos la misma cantidad de horas al día, pero algunas personas en las empresas parecen hacer más cosas que otras. Si bien los trucos son útiles, la clave real es estar atentos a lo que se incluye en nuestros calendarios o agendas.

Muchas personas no son plenamente conscientes del proceso de toma de decisiones para aceptar un trabajo, en relación a la posibilidad temporal de realizarlo y tampoco les gusta decir “no”. Pero es necesario darle la vuelta a eso, y en vez de pensar cuándo decir “no”, conviene aprender a decidir cuándo decir “sí”.

Es que decir «sí» significa en última instancia decir «no» a otra cosa.

Sobre todo este asunto, hemos seguido a Don Khouri, que es un famoso entrenador de productividad en Silicon Valley y autor del libro “Cuándo decir sí: los 5 pasos para proteger su tiempo”. Puede que sea un cliché, pero la legitimación es importante: el hombre ha escalado en las empresas que más valor tienen en la bolsa neoyorquina.

Para proteger el tiempo de los mandos medios corporativos, Khouri sugiere hacerse estas cinco preguntas en el momento en que hay que enfrentarse a una tarea de envergadura.

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¿Esto se alinea con mi hoja de ruta?

Para saber qué es digno de nuestro tiempo, se necesita saber hacia dónde se dirige su carrera durante períodos de tiempo establecidos, como uno, dos y tres años. Es como un viaje en ruta.

Si conduce de Buenos Aires a Mendoza, es necesario averiguar dónde detenerse y pasar la noche. El mismo concepto se necesita para alcanzar objetivos profesionales. “Pregúntese si la solicitud o tarea se alinea con su hoja de ruta».

Se recomienda tomarse el tiempo para definir los resultados establecidos con hitos intermedios para saber hacia dónde nos dirigimos. “Cada elemento de la hoja de ruta laboral debe alinearse con uno de sus objetivos”, dice Khouri. «Una vez que haya establecido esto, puede tener claro si debe tomar algo nuevo, moverlo a otro momento o decir ‘no’ a la solicitud».


¿Qué lugar ocupa el solicitante en la jerarquía relaciones?

Es más probable que debamos decir «sí» a determinadas personas. Y es bueno identificarlas. Por ejemplo, es lógico y bastante usual pensar en poner a mandos superiores, clientes, cónyuge y familia más arriba en la lista que otros. Khouri llama a esto la jerarquía de relaciones y dice que la clave es que las personas deben clasificarse sin duplicados.

“No conviene tener tres relaciones número uno o dos relaciones número cinco”, dice, sino que es mejor pensar en ello como una lista plana del uno al n (n = número indefinido). Para algunos, este ranking es consciente y claro. Para otros, es más subconsciente.

Cuanto más alto esté alguien en la jerarquía de su relación, más importante será decir «sí» a su solicitud. Y las personas más productivas también se incluyen en la lista. Sin embargo, aunque sea el top de la lista quien demanda algo, se necesita pensar en lo siguiente.

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¿Es una petición o solicitud de calidad?

Las personas más productivas esperan que las solicitudes de su tiempo estén bien pensadas, sean claras como el cristal y posibiliten un paso más hacia el lugar donde se desea estar. Si no alcanza la marca de claridad y calidad, deberán rechazar la solicitud.

Para ser considerada una solicitud de calidad, la solicitud debe ser respetuosa con su tiempo, necesaria y concisa, dice Khouri. También debe incluir soluciones, como «Este es el problema que tenemos y algunas posibles recomendaciones».


¿Encaja en nuestra lista de prioridades?

Lo más probable es que nuestro limite operativo ya esté lleno y aceptar cualquier nueva solicitud requerirá cambiar las cosas o renegociar las fechas límite. Este paso requiere ser consciente de lo que no se va a hacer.

“Los líderes efectivos lo consideran como una nueva priorización”, dice Khouri. “Y si tu jefe te pide que hagas algo que no encaja en las prioridades o en el camino necesario para conseguir buenos resultados, se puede dejar diplomáticamente en claro eso alegando: “Estoy feliz de aceptar esto. Pero quisiera decir que mis otras obligaciones también serán cumplidas, aunque podrían atrasarse”.


¿Podría delegarse esto?

Las personas productivas son hábiles en la delegación por dos razones, dice Khouri. “Primero, saca la tarea de su lista de cosas por hacer. Y segundo, brinda una oportunidad de desarrollo más apropiada para otra persona que luego podría ser aliada. Ayudar a desarrollar las habilidades de alguien les ayuda a ser mejores y, en última instancia, a adquirir más adhesiones. La gente quiere trabajar para líderes que tienen una mentalidad de desarrollo».

La delegación es como un músculo; cuanto más se hace, mejor te vuelves. Para delegar con éxito, hay que tener muy claro el propósito o la razón para completar el proyecto, explicar bien con detalle lo que hay que hacer y lo que no y controlar que el resultado sobresaliente. Si algo va mal, buscarle la vuelta para modificar las piezas antes de que explote.

Cuando adopta la mentalidad de evaluar cada solicitud de tiempo, es más probable que diga «sí» a las cosas que realmente importan. Y que su desempeño y su carrera, sean mejores.

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